Online správci projektů a úkolů: tři alternativy k Basecampu

Nedělal jsem žádné větší průzkumy, ale myslím, že Basecamp patří k nejznámějším nástrojům pro online spolupráci a organizování různých projektů a úkolů. Proč jej nemám rád, když je tak populární? Vadí mi jeho ovládání, design, grafika i celkově způsob myšlení, jakým je tento software navržen. Neříkám, že je nutně špatný, jen mi osobně prostě nesedí.

Stále častěji přitom pracuji na projektech, u kterých mám nějaké spolupracovníky, se kterými se potřebuji domlouvat a plánovat různé dílčí úkoly pro jednotlivé projekty. Ostatně, nějaké přehledné zpracování úkolů pro mé vlastní webové projekty by se také hodilo. To byl tedy důvod, proč jsem začal hledat lepší alternativu k Basecampu, než je dokument a tabulka v Google Docs.

Přes různé open source projekty postavené na populárních CMS, viz třeba ProjectFork na Joomla, a různých řešeních, které je třeba dát na vlastní server nebo hosting, jsem skončil u trojice řešení nabízených zdarma i za poplatek, a to bez nutnosti řešit hosting. Aplikace běží v cloudu u poskytovatele služby, vy platíte jen za přístup ke svému účtu, případně je toto zdarma a platíte za prémiové funkce.

Zde jsou mí tři favorité pro správu projektů seřazeni dle abecedy:

Asana – webový správce projektů s ovládáním jako na desktopu

Online aplikace pro správu projektů Asana nabízí různé pracovní plochy, zobrazení úkolů a priorit v přehledu tříděném i podle zúčastněných osob, okamžité zobrazení změn a spoustu dalšího. Líbí se mi dostupnost množství klávesových zkratek i zobrazení optimalizované pro mobilní telefony nebo tablety. Pro iPhone je dokonce dostupná speciální aplikace pro přístup k vašim projektům.

Zajímavě se tváří dvě věci, které jsem ovšem ještě nevyzkoušel – přístup k datům prostřednictvím REST API a možnost určitého ovládání projektů pomocí e-mailových zpráv.

Asana je zdarma pro tým spolupracovníků do třiceti lidí. Placené prémiové služby jsou pak odstupňovány podle počtu uživatelů a nabízejí více nastavení práv na úrovni projektů a přednostní technickou podporu.

Do aplikace Asan se můžete přihlásit jak zdarma vytvořeným účtem přímo u provozovatele, tak s použitím účtu Google. Moderní a přehledně zpracované prostředí připomíná desktopovou aplikaci, velice rychle reaguje a díky klávesovým zkratkám se i rychle ovládá.

Každý úkol v projektu může být přiřazen k několika pracovníkům, může obsahovat podúkoly a tagy. Podle tagů i dalších kritérií lze úkoly v seznamu řadit, třídit a filtrovat. Samozřejmostí je nastavování data, ke kterému má být úkol dokončen a případná synchronizace s kalendářem.

Každý uživatel si může zobrazit svoje úkoly a opět si je různě seřadit a vidět je v základní tabulce nebo s podrobnostmi. Nechybí pohled do „inboxu“, složky se zprávami. V rámci všech projektů funguje vyhledávání.

Do - online správce projektů

Online službu s výmluvným názvem Do jsem objevil při hledání alternativ k Basecampu jako první. Na screenshotech na první pohled připomíná aplikace pro iPad, případně poštovního klienta Sparrow. V nabídce funkcí toho u Do.com najdete dost. Namátkou: sdílení seznamu úkolů, správa projektů, poznámky, sledování kontaktů, upomínky, skupiny, chat, synchronizaci s kalendářem, tvorbu úkolů pomocí e-mailu, provázanost s Google, propojení na Salesforce CRM nebo nativní aplikaci pro iOS a Android.

Základní verze Do je nabízena zdarma. Je ale o něco omezenější, než u Asany. Můžete v ní vytvářet nové projekty, úkoly i poznámky, je zde ale omezení na maximálně tisícovku kontaktů a desítku „kšeftů“ (Deals).

Uživatelskému prostředí asi nemám na první pohled co vytknout, je však o poznání chudší, než u Asany. Což nemusí být problém. Aplikace rovněž reaguje velice rychle (u ničeho z této trojky nečekejte pomalou odezvu typu ProjectFork, kde každý úkon způsobuje opětovné načítání celé stránky). Nenašel jsem zde ale žádné klávesové zkratky, kromě těch v prohlížeči obvyklých.

Výše zmíněné Deals jsou speciálním pohledem, ve které lze evidovat placené zakázky a práci na placených projektech. Přehled vám pak může poskytnout hodnotové vyjádření.

Orchestra - online úkolníček

Online úkolníček Orchestra se na úvodní stránce svého webu pyšní zmínkami na několika serverech, které se zabývají produktivitou nebo zajímavými aplikacemi pro práci s projekty. S hlasovým rozpoznáváním povelů by se mohl vzdálit konkurenci, alespoň v anglicky mluvícím prostředí. Jinak samozřejmě podporuje synchronizaci mezi webem a aplikací pro iPhone, ovládání přes e-mail, sdílení a spolupráci na úkolech, chat, připomínky a opakování úkolů.

Orchestra přihlášení přes účet Google nebo jiný nepodporuje, musíte si vytvořit nové přihlašovací údaje. Abych pravdu řekl, když jsem si před časem s Orchestrou hrál, tak mi to tak nepřišlo, ale teď při psaní článku vidím, že Orchestra je spíše opravdu úkolníček, než správce projektů. Odpovídá tomu i jeho uživatelské prostředí.

Pokud byste Orchestru chtěli používat i pro správu projektů, pak to samozřejmě možné je – prostě si vytvoříte různé seznamy úkolů a do nich budete vkládat jednotlivé položky. Každému z úkolů lze nastavit prioritu, přiřadit odpovědnou osobu, přidat k němu komentář nebo jej sdílet s někým dalším.

Orchestra nevypadá špatně, ve spojení s aplikací pro iPhone to bude povedený nástroj pro práci s úkoly pro méně náročné uživatele, kteří raději před kvantem funkcí dají přednost přehlednosti.

Který je nejlepší?

Mým favoritem z této trojice je Asana, neříkám ale, že je absolutně nejlepší. Nehodnotil jsem ekonomickou stránku věci, zda se při větším počtu lidí vyplatí spíše placená Asana nebo Do. Uživatelské prostředí u Asany mi sedlo nejlépe a připadá mi, že má všechny funkce, které momentálně potřebuji. Nemusím tedy hledat další nástroj.

Do není špatný, jen mi připadá omezenější ve svých funkcích, nebo lépe řečeno, orientuje se jiným směrem, než bych využil (viz ono propojení s CRM). No a Orchestra je zatím ve stádiu Beta a jakkoli vypadá pěkně, netroufnu si ji pro každodenní práci použít.

Pokud vás žádný z popsaných nástrojů nezaujal, koukněte ještě na YouTrack od JetBrains. Jeho uživatelské rozhraní připomíná více tradiční webové aplikace, ale i ono reaguje velmi rychle. Navíc YouTrack funguje i jako správce bugů. O starší verzi jsem kdysi napsal tento článek. Ta aktuální je soudě dle screenshotů mnohem dál. Pro začátek nabízí bezplatnou verzi pro devět uživatelů a maximálně 3000 záznamů.