Kdy firmě stačí tiskárna a v jakých situacích už se vyplatí tiskový plotr nebo outsourcing tisku

Multifunkční tiskárna bez problémů zvládne smlouvy, faktury i běžné prezentace. Firma, která pravidelně tiskne výkresy, mapy nebo projektovou dokumentaci, už potřebuje širší možnosti firemního tisku. Vlastní tiskový plotr umožní tisknout dokumenty okamžitě přímo v kanceláři, kromě pořizovací ceny s sebou ale přináší i průběžné provozní náklady. Alternativou je externí velkoformátový tisk. V článku vysvětlíme, co všechno má na výběr tiskárny vliv.

Kdy stačí běžná multifunkční tiskárna

Klasické kancelářské řešení zvládne vytisknout administrativní dokumenty ve formátu A4, případně A3. V jednom zařízení spojuje tisk, skenování a kopírování, nezabírá příliš místa a její obsluhu obvykle zvládne každý zaměstnanec.

Dostačující bývá pro:

smlouvy, faktury a interní dokumenty,
tabulky, prezentace a nabídkové materiály,
menší plánky nebo pracovní náhledy,
občasné skenování a kopírování.

Pro pravidelný tisk technické dokumentace však naráží na omezení. Základní řešení firemního tisku zpravidla nezpracuje formáty A2, A1 nebo A0. Při zmenšení výkresu mohou být hůře čitelné kóty, popisky i jemné čáry. Pokud zaměstnanci musí dokumentaci skládat z několika menších listů, přestává tato varianta stačit.

Kdy dává smysl vlastní tiskový plotr

Tiskový plotr se vyplatí zejména firmám, které vytvářejí technické výkresy pravidelně a potřebují je mít bez čekání. Typicky jde o projekční a architektonické kanceláře, konstrukční týmy, stavební společnosti nebo výrobní podniky, ve kterých lidé pracují s CAD dokumentací.

Vlastní zařízení dává smysl, když:

tisknete ve velkém formátu několikrát týdně nebo každý den,
během projektu vzniká více pracovních verzí dokumentace,
čekání na externí dodání by zdržovalo práci zaměstnanců,
potřebujete mít nad tiskem a citlivými daty plnou kontrolu,
dokážete kapacitu zařízení dlouhodobě využít.

Hlavní výhodou je rychlost. Projektant může upravený výkres odeslat do tisku a během několika minut pokračovat v kontrole nebo jej předat kolegům. Firma zároveň není závislá na otevírací době dodavatele ani na termínu dopravy.

Jednorázovou investicí to ale v případě tiskového plotru nekončí. Kromě inkoustu a papíru je potřeba počítat také se servisními náklady, výměnou tiskových hlav, spotřebou inkoustu při automatickém čištění i časem na obsluhu zařízení. Pokud firma přecení svůj objem tisku a plotr zůstává většinu času nevyužitý, mohou být provozní náklady zbytečně vysoké.

Jak tiskový plotr správně vybrat

Udávaná rychlost tisku sama o sobě nevypovídá o tom, kolik času zařízení skutečně ušetří. Stejně důležité je, jak kvalitní výstup nabídne i v nejrychlejším tiskovém režimu a jak dlouho mu trvá zpracování tiskových dat před samotným tiskem. Při výběru proto sledujte také:

použitou tiskovou technologii,
provozní náklady,
možnosti manipulace s médii,
způsob odesílání dat do tisku,
případné doplňkové funkce, jako je skenování nebo kopírování.

Pohlídejte si také velikost zařízení s ohledem na firemní prostory. Tiskový plotr by měl být dobře přístupný, aby nepřekážel při práci a bylo možné ho pohodlně obsluhovat i servisovat.

Kdy je výhodnější externí velkoformátový tisk

Outsourcing se vyplatí především firmám, které dokumentaci tisknou nárazově. Namísto nákupu zařízení platí pouze za skutečně objednané výstupy a nemusí řešit servis, spotřební materiál ani situace, kdy plotr tzv. stávkuje.

Externí tisk je vhodný, když:

velkoformátový tisk využijete pouze několikrát za měsíc,
objem zakázek výrazně kolísá,
nemáte prostor pro vlastní zařízení,
potřebujete nestandardní formát nebo materiál,
požadujete kompletaci, řezání, skládání či dopravu,
nechcete zaměstnance zatěžovat obsluhou a údržbou.

Nevýhodou je delší reakční doba. Do termínu je nutné započítat přípravu dat, odeslání objednávky, samotný tisk i dopravu. Při častých změnách projektu se také může prodražit opakovaný tisk několika pracovních verzí.

Jakou možnost firemního tisku nakonec zvolit?

Rozhodnutí se nedá postavit pouze na ceně jednoho výtisku. Vlastní tiskový plotr může mít vyšší přímé náklady, ale zároveň dokáže ušetřit hodiny čekání celého projekčního týmu. Při outsourcingu odpoadá investice do zařízení, při každodenním tisku ale práci zbytečně zpomalí.

Souhrnné porovnání všech tří možností ukazuje tato infografika:

Infografika s porovnáním tiskových řešení

Než se rozhodnete, spočítejte si, kolik dokumentů opravdu tisknete, jak rychle je potřebujete mít k dispozici a kolik času zaměstnanci tráví čekáním nebo přípravou výstupů. Teprve potom porovnávejte cenu zařízení, provozní náklady i možnosti velkoformátového tisku. Správná volba není ta nejlevnější, ale ta, která v delším časovém horizontu nejlépe odráží potřeby vaší firmy. S finálním rozhodnutím ohledně řešení na míru vám pomůže tento článek.

Tagy

tiskárny